Działalność, rachunkowość i podatki

Archive for the ‘księgowość’ Category

Jeszcze kilka lat temu firmy wykonujące usługi wystawiały swoim klientom rachunki uproszczone. Termin ten odnosił się tylko i wyłącznie do kwestii podatkowych, mianowicie nie rozróżniano na takim rachunku kwot netto i brutto z racji tego że przedsiębiorca wystawiający był zwolniony z podatku VAT. Uproszczenie więc jako takie relewantne było jedynie dla pracowników księgowości i biur rachunkowych. Ponieważ każdy inny element rachunku uproszczonego był tożsamy z wzorem klasycznego rachunku.

Obecnie można czasem spotkać się w obrocie z terminem druk rachunku uproszczonego jednak pamiętać należy iż chodzi wówczas o klasyczny rachunek bez VAT. Taki dokument wystawi przedsiębiorca nie będący czynnym płatnikiem VAT, najmujący nieruchomości oraz wykonujący umowy zlecenia i o dzieło. Na tych rachunkach znajdują się wyłącznie kwoty netto, do których nic nie jest już doliczane.

Dlatego jeżeli podmiot ze wspomnianej grupy zostanie poproszony o wystawienie rachunku uproszczonego wystarczy że sięgnie po druk rachunku wzór, który znajdzie na stronach portali dla osób prowadzących działalność i zwolnionych z VAT jak również serwisów księgowości i rachunkowości. Wzory rachunków są zgodne z określonymi w rozporządzeniach wykonawczych Ministra Finansów, zatem wystawcy pozostaje wprowadzić do szablonów wszystkie istotne dane i przesłać rachunek do odbiorcy. Możliwość skorzystania z wysyłki pocztą email, daje pewność iż dokument dotrze do odbiorcy bez zbędnej zwłoki.

Gdy zaczynamy prowadzić swoją działalność gospodarczą, jedną z podstawowych kwestii o którą musimy zadbać jest księgowość. Każdy więc wydatek czy przychód, jaki odnotowujemy na swoim koncie musi podlegać ewidencji, by na tej podstawie móc rozliczać się z urzędem skarbowym. Jednym z dokumentów, który istnieje w obiegu praktycznie każdej firmy jest faktura. Stanowi ona potwierdzenie dokonanej transakcji i wynika ze wzajemnych zobowiązań. Read the rest of this entry »

Prowadzenie księgowości wcale nie jest proste. Często niesie ze sobą nie przyjemne sytuacje których nie jesteśmy w stanie poprawić. Prowadzenie księgowości w prosty i bezpieczny sposób jest możliwe tylko i wyłącznie przy zastosowaniu wielu metod. Jeśli jesteś podatnikiem VAT musisz wiedzieć, że jest to również nie łatwa czynność.

Podatnik VAT musi przede wszystkim znać wszystkie faktury VAT i inne. Takie faktury powinieneś znać w małym paluszku, abyś potem nie musiał zastanawiać się jak je prawidłowo wystawić. Faktury VAT także nie są proste do wystawiania, ponieważ potrzeba do ich prawidłowego wystawiania REGON, dane firmy, dane kontrahenta, czy też cennik i podatek VAT. Jeśli popełnisz błąd przy wystawianiu takiej faktury powinieneś wiedzieć, że należy wystawić korektę. Taka faktura korygująca również nie jest prosta do wystawiania i należy wiedzieć jak ją trzeba wystawić. Bardzo wielu księgowych decyduje się także przed rozpoczęciem współpracy z firmą na sprawdzenie jej za pomocą CEIDG który to jest doskonałą bazą informacyjną na temat firmy.

Jest to nic innego jak rejestr firm które są zadłużone, czy też które zostały stworzone. Dzięki niej mamy możliwość sprawdzenia z kim rozpoczynamy współpracę i czy rzeczywiście jest warto w to wchodzić. Dodatkowo wielu księgowych ceni sobie także fora internetowe które specjalnie zostały stworzone z myślą o księgowych.

Takie forum firmy jest bardzo dobrze przygotowane dla każdego księgowego, który będzie mógł uzyskać informacje o firmie nie tylko swojej ale i także konkurencji.

Aby poprawnie księgować zapisy w naszych księgach rachunkowych bądź naszej podatkowej księdze przychodów i rozchodów musimy znać pewne zasady rachunkowości- nie są to jednak regulacje wykraczające poza możliwości przeciętnego mikro przedsiębiorcy. Na szczególnie dobrej pozycji będą przedsiębiorcy potrafiący korzystać z dobrodziejstw Internetu oraz narzędzi, które możemy w nim znaleźć. Takimi narzędziami są przykładowo programy do fakturowania oraz podobne aplikacje, które są udostępniane zarówno do ściągnięcia na lokalny komputer jaki i do obsługi poprzez przeglądarkę (tzw. Fakturowanie online czy też po prostu rachunkowość online). Mamy wybór pomiędzy rozwiązaniami komercyjnymi a darmowymi przy czym należy pamiętać iż funkcjonalność jaką oferują nam rozwiązania darmowe może ale nie musi spełniać wymagań naszej firmy zwłaszcza biorąc pod uwagę problemy około techniczne, aktualizacje i wsparcie dla programu. Na pewno w mniejszym stopniu te problemy dotyczą produktów dużego producenta, który liczy sobie więcej za jedną kopię programu ale i oferuje więcej.

Jeśli chodzi o narzędzia wspomagające księgowanie to mamy również wybór alternatywny w postaci serwisów oferujących usługi online a nawet, w niektórych przypadkach możliwe jest podpisanie umowy o świadczeniu usług księgowości z takim wirtualnym biurem rachunkowym. Koszt wirtualnego biura rachunkowego jest nieco mniejszy niż realnego, fizycznego biura rachunkowego jednakże wynika to po prostu z różnicy oferowanych usług.

Nie każda osoba może prowadzić księgowość. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej  możliwe jest prowadzenie samodzielnie ewidencji i dokumentacji księgowej przez przedsiębiorcę ale w przypadku większej firmy czy tez w wypadkach zawiązania spółki nie jest to wyjście praktykowane. Z uwagi na skomplikowaną materię  oraz czasochłonność rachunkowości większość przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z zewnętrznych firm obsługujących księgowość czyli biur rachunkowych bądź też podmiotów , które posiadają odpowiednie uprawnienia do świadczenia usług prowadzenia rachunkowości dla podmiotów gospodarczych- osobami automatycznie nabywającymi takie uprawnienia z racji wykonywanego zawodu są np. doradcy podatkowi. Dzięki wynajęciu firmy outsourcingowej powstaje dużo czasu dla samego przedsiębiorcy, który może wykorzystać na dodatkową działalność i zwiększanie dopływu środków. Koszt takich usług nie jest zbyt duży- waha się od 100 złotych do ok. 250 złotych w zależności od miasta w jakim prowadzimy działalność, ilości dokumentów jakich wykonanie zlecimy do biura rachunkowego oraz wielkości firmy.

Pamiętajmy, że regulacje prawne nie dopuszczają sytuacji, w której księgowość przedsiębiorstwa jest prowadzona przez osobę inną niż sam przedsiębiorca, jeśli osoba ta nie posiada odpowiednich uprawnień. Zatem praktykowany przez wielu przedsiębiorców sposób prowadzenia księgowości przez żonę lub kogoś z rodziny jest również nielegalny.

Podejmując decyzję dotyczącą tego w jaki sposób będzie prowadzona księgowość w Twoim przedsiębiorstwie większość osób kieruje się oszczędnościami- jest to prawidłowy sposób pojmowania tego tematu. Jednakże warto uważać aby nie przekroczyć granicy, po której oszczędności będą jedynie pozorne a skonsumowany w ten czy inny sposób zostanie np. czas przedsiębiorcy bądź moc przerobowa działu księgowości. Ważne jest aby znaleźć pewien złoty środek- oczywiste jest że pozorna oszczędność podczas zakupu programu do fakturowania może odbić się w później w postaci dodatkowego kosztu gdy będzie chcieli zakupić oprogramowanie do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zwłaszcza gdy mogliśmy zakupić aplikację łączącą te dwie funkcje za cenę mniejszą niż łączny koszt obydwu programów. Pewnym alternatywnym rozwiązaniem w takich wypadkach zdaje się być korzystanie z rachunkowości online – w przeciwieństwie do fizycznego biura rachunkowego nie jesteśmy tam obciążani za każdy wygenerowany dokument (w większości przypadków) zatem oszczędność wynika już w tym miejscu. Oprócz tego sam miesięczny koszt biura rachunkowego jest większy niż w przypadku rachunkowości online- pamiętajmy jednak, że biuro oferuje nieco więcej odciążenia od dokumentacji gdyż w przypadku usług online to nadal sam przedsiębiorca jest osobą sporządzającą dokumentację a serwis online pełni jedynie funkcję narzędzia wspomagającego jego pracę nad dokumentacją. Sposób księgowania, który powinniśmy wybrać jest zatem powiązany bezpośrednio z profilem naszego przedsiębiorstwa.

Jednym ze sposobów na rozliczanie się z dochodu osiąganego podczas prowadzenia działalności gospodarczej jest księga przychodów i rozchodów. Istnieją również inne, takie jak karta podatkowa oraz ryczałt, ale w najbliższych latach zostaną one zlikwidowane. Przynajmniej tak zapowiada ministerstwo finansów. Do czego służy księga podatkowa? Podstawowym celem jest określenie zobowiązań podatkowych przedsiębiorcy wobec państwa. Ministerstwo przygotowało specjalny poradnik dla przedsiębiorców, w którym jasno określone są m.in. obowiązki podatnika, rodzaje obowiązujących dokumentów czy też ważne daty i terminy. Księga podatkowa nie jest obowiązkowa dla każdego przedsiębiorcy. Obowiązkowo muszą prowadzić ją podmioty rozliczające się na zasadach ogólnych, czyli liniowo lub według skali. Przedsiębiorcy rozliczający się z fiskusem ryczałtowo nie muszą posiadać księgi podatkowej. W księdze rachunkowej odnotowuje się wszystkie prowadzone operacje gospodarcze. Jednak, aby operacja gospodarcza mogła być zaliczona do kosztów, przedsiębiorca musi posiadać rachunek potwierdzający fakt zaistnienia danego wydarzenia gospodarczego. Jeżeli księga podatkowa będzie prowadzona w sposób nieprawidłowy, przedsiębiorca naraża się na kontrolę oraz duże kary ze strony określonych urzędów. Księgę przychodów i rozchodów muszą prowadzić osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółki cywilne osób fizycznych. Natomiast spółki cywilne oraz spółki jawne osób prawnych nie mogą prowadzić księgi podatkowej.

Podatki w Polsce są bardzo dużym obciążeniem dla każdego podatnika, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i płatnika podatku dochodowego. Szczególnym obciążeniem są podatki VAT. Na szczęście przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji podatku VAT, dzięki czemu robiąc zestawienie wydatków i sprzedaży, które obciążone były podatkiem VAT, płaci tylko część niezrekompensowaną, czyli różnicę między wydatkami a sprzedażą. W przypadku gdy wydatki przewyższają sprzedaż, może on ubiegać się o zwrot nadpłaconego podatku VAT. Niestety podatnik podatku dochodowego nie ma takiej możliwości, gdyż nie ma uprawnień do wystawiania faktur VAT. Jednak ustawodawca przewidział szereg ulg i zwolnień w takich przypadkach. Najbardziej popularnym zwrotem podatku VAT, są zwroty dotyczące wydatków na remont mieszkania. Każda część, nawet najmniejsza śrubka, może być podstawą do ubiegania się o zwrot podatku VAT. Istnieje specjalna lista, licząca kilkanaście tysięcy pozycji, która zawiera wszystkie materiały budowlane uprawniające do ubiegania się o zwrot VAT. W jakim terminie należy ubiegać się o zwrot podatku VAT? Istnieją dwa terminy składania takich wniosków. Pierwszy mówi o sześćdziesięciu dniach w szczególnych przypadkach, tzn. gdy dotyczy to towarów sezonowych, towarów o pomniejszonej stawce VAT, czyli niższej niż 23 % lub towary sprzedane były za granicę. Drugi termin wyznacza sto osiemdziesiąt dni w pozostałych przypadkach. Aby ubiegać się o zwrot podatku należy skrupulatnie przechowywać wszystkie dokumenty i rachunki związane z tymi wydatkami.

Przeglądając oferty biur rachunkowych zapewnie niejednokrotnie spotkałeś się z tym, ze do ich kompetencji należy prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów. Czymże jest taka księga i czy każdy zobowiązany jest do prowadzenia takiej księgi? Zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi pod pojęciem księga przychodów i rozchodów należy rozumieć księgę, która pozwala danemu przedsiębiorcy bezproblemowo dokonywać rozliczeń z urzędem skarbowy. Prowadzenie takiej księgi zazwyczaj powierza się odpowiednio przeszkolonemu księgowemu, który doskonale zdaje sobie sprawę z tego, co robi, księgowemu, dla którego księga przychodów i rozchodów nie stanowi żadnej tajemnicy. Teraz zapewne w Twojej głowie rodzi się pytanie, czy każdy przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić taką księgę. Otóż jak się okazuje nie każdy musi ją prowadzić. Występują pewne wyjątkowe sytuacje, które zwalniają przedsiębiorcę z obowiązku wykonywania tej czynności. Decyzję o zwolnieniu z owego obowiązku podejmuje naczelnik danego urzędu skarbowego. Cała procedura przebiega w następujący sposób. Podatnik przedstawia naczelnikowi odpowiedni wniosek i uzasadnienie o niemożności prowadzenia księgi. Takim powodem może być np. rozmiar czy też rodzaj wykonywanej czynności, stan zdrowia czy też wiek podatnika. Po rozpatrzeniu odpowiedniego wniosku oraz odpowiednich argumentów naczelnik podejmuje odpowiednią decyzję, która następnie przedstawiana jest podatnikowi. Jak więc wynika z powyższego nie każdy musi prowadzić taką księgę przychodów i rozchodów.

Wystawiając dziesiątki podobnych dokumentów bardzo łatwo popaść w rutynę i popełnić jakiś błąd. Najlepszym rozwiązaniem w takim przypadku jest posłużenie się wzorem dokumentu, który będzie jednoznacznie wskazywał jakie elementy i dane muszą znaleźć się na tym dokumencie. Pozwoli to również na oszczędność czasu. W każdym przedsiębiorstwie powinny być wzory dokumentów, aby cała dokumentacja była jednolita i przejrzysta. Specyficznym rodzajem dokumentów są dokumenty księgowe, które są dowodami sprzedaży, a jednocześnie stanowią podstawę do obliczania podatku. Ponadto dokumenty te podlegają kontroli różnych urzędów, także warto mieć tam porządek i ład. Warto również podzielić dokumenty księgowe na kilka rodzajów, dzięki czemu dokumentacja będzie jasna i przejrzysta. Najbardziej podstawowy podział obejmuje dokumenty wewnętrzne oraz zewnętrzne, które z kolei można podzielić na obce i własne. Noty wewnętrzne dokumentują operacje przeprowadzane wewnątrz organizacji, na przykład obrót towarami w magazynie, listy płac, umowy o pracę itp. Dokumenty wewnętrzne obce są wystawiane klientowi na zewnątrz, a własne to te, wystawiane przez organizację i przekazywane klientowi. Ponadto można wyróżnić jeszcze inne, bardziej szczegółowe wzory dokumentów, takie jak rozliczeniowe, korygujące, zastępcze czy też zbiorcze. Wszystkie dokumenty posiadają kilka cech wspólnych takich jak numer identyfikacyjny, szczegółowe dane na temat stron transakcji oraz dokładny opis transakcji. Dane te pozwalają na identyfikację rodzaju dokumentu. Ponadto wszystkie dokumenty powinny być sporządzane w języku polskim.