Działalność, rachunkowość i podatki

Posts Tagged ‘fakturowanie’

Aby poprawnie księgować zapisy w naszych księgach rachunkowych bądź naszej podatkowej księdze przychodów i rozchodów musimy znać pewne zasady rachunkowości- nie są to jednak regulacje wykraczające poza możliwości przeciętnego mikro przedsiębiorcy. Na szczególnie dobrej pozycji będą przedsiębiorcy potrafiący korzystać z dobrodziejstw Internetu oraz narzędzi, które możemy w nim znaleźć. Takimi narzędziami są przykładowo programy do fakturowania oraz podobne aplikacje, które są udostępniane zarówno do ściągnięcia na lokalny komputer jaki i do obsługi poprzez przeglądarkę (tzw. Fakturowanie online czy też po prostu rachunkowość online). Mamy wybór pomiędzy rozwiązaniami komercyjnymi a darmowymi przy czym należy pamiętać iż funkcjonalność jaką oferują nam rozwiązania darmowe może ale nie musi spełniać wymagań naszej firmy zwłaszcza biorąc pod uwagę problemy około techniczne, aktualizacje i wsparcie dla programu. Na pewno w mniejszym stopniu te problemy dotyczą produktów dużego producenta, który liczy sobie więcej za jedną kopię programu ale i oferuje więcej.

Jeśli chodzi o narzędzia wspomagające księgowanie to mamy również wybór alternatywny w postaci serwisów oferujących usługi online a nawet, w niektórych przypadkach możliwe jest podpisanie umowy o świadczeniu usług księgowości z takim wirtualnym biurem rachunkowym. Koszt wirtualnego biura rachunkowego jest nieco mniejszy niż realnego, fizycznego biura rachunkowego jednakże wynika to po prostu z różnicy oferowanych usług.

Podejmując decyzję dotyczącą tego w jaki sposób będzie prowadzona księgowość w Twoim przedsiębiorstwie większość osób kieruje się oszczędnościami- jest to prawidłowy sposób pojmowania tego tematu. Jednakże warto uważać aby nie przekroczyć granicy, po której oszczędności będą jedynie pozorne a skonsumowany w ten czy inny sposób zostanie np. czas przedsiębiorcy bądź moc przerobowa działu księgowości. Ważne jest aby znaleźć pewien złoty środek- oczywiste jest że pozorna oszczędność podczas zakupu programu do fakturowania może odbić się w później w postaci dodatkowego kosztu gdy będzie chcieli zakupić oprogramowanie do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zwłaszcza gdy mogliśmy zakupić aplikację łączącą te dwie funkcje za cenę mniejszą niż łączny koszt obydwu programów. Pewnym alternatywnym rozwiązaniem w takich wypadkach zdaje się być korzystanie z rachunkowości online – w przeciwieństwie do fizycznego biura rachunkowego nie jesteśmy tam obciążani za każdy wygenerowany dokument (w większości przypadków) zatem oszczędność wynika już w tym miejscu. Oprócz tego sam miesięczny koszt biura rachunkowego jest większy niż w przypadku rachunkowości online- pamiętajmy jednak, że biuro oferuje nieco więcej odciążenia od dokumentacji gdyż w przypadku usług online to nadal sam przedsiębiorca jest osobą sporządzającą dokumentację a serwis online pełni jedynie funkcję narzędzia wspomagającego jego pracę nad dokumentacją. Sposób księgowania, który powinniśmy wybrać jest zatem powiązany bezpośrednio z profilem naszego przedsiębiorstwa.

Przeglądając oferty biur rachunkowych zapewnie niejednokrotnie spotkałeś się z tym, ze do ich kompetencji należy prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów. Czymże jest taka księga i czy każdy zobowiązany jest do prowadzenia takiej księgi? Zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi pod pojęciem księga przychodów i rozchodów należy rozumieć księgę, która pozwala danemu przedsiębiorcy bezproblemowo dokonywać rozliczeń z urzędem skarbowy. Prowadzenie takiej księgi zazwyczaj powierza się odpowiednio przeszkolonemu księgowemu, który doskonale zdaje sobie sprawę z tego, co robi, księgowemu, dla którego księga przychodów i rozchodów nie stanowi żadnej tajemnicy. Teraz zapewne w Twojej głowie rodzi się pytanie, czy każdy przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić taką księgę. Otóż jak się okazuje nie każdy musi ją prowadzić. Występują pewne wyjątkowe sytuacje, które zwalniają przedsiębiorcę z obowiązku wykonywania tej czynności. Decyzję o zwolnieniu z owego obowiązku podejmuje naczelnik danego urzędu skarbowego. Cała procedura przebiega w następujący sposób. Podatnik przedstawia naczelnikowi odpowiedni wniosek i uzasadnienie o niemożności prowadzenia księgi. Takim powodem może być np. rozmiar czy też rodzaj wykonywanej czynności, stan zdrowia czy też wiek podatnika. Po rozpatrzeniu odpowiedniego wniosku oraz odpowiednich argumentów naczelnik podejmuje odpowiednią decyzję, która następnie przedstawiana jest podatnikowi. Jak więc wynika z powyższego nie każdy musi prowadzić taką księgę przychodów i rozchodów.

Wystawiając dziesiątki podobnych dokumentów bardzo łatwo popaść w rutynę i popełnić jakiś błąd. Najlepszym rozwiązaniem w takim przypadku jest posłużenie się wzorem dokumentu, który będzie jednoznacznie wskazywał jakie elementy i dane muszą znaleźć się na tym dokumencie. Pozwoli to również na oszczędność czasu. W każdym przedsiębiorstwie powinny być wzory dokumentów, aby cała dokumentacja była jednolita i przejrzysta. Specyficznym rodzajem dokumentów są dokumenty księgowe, które są dowodami sprzedaży, a jednocześnie stanowią podstawę do obliczania podatku. Ponadto dokumenty te podlegają kontroli różnych urzędów, także warto mieć tam porządek i ład. Warto również podzielić dokumenty księgowe na kilka rodzajów, dzięki czemu dokumentacja będzie jasna i przejrzysta. Najbardziej podstawowy podział obejmuje dokumenty wewnętrzne oraz zewnętrzne, które z kolei można podzielić na obce i własne. Noty wewnętrzne dokumentują operacje przeprowadzane wewnątrz organizacji, na przykład obrót towarami w magazynie, listy płac, umowy o pracę itp. Dokumenty wewnętrzne obce są wystawiane klientowi na zewnątrz, a własne to te, wystawiane przez organizację i przekazywane klientowi. Ponadto można wyróżnić jeszcze inne, bardziej szczegółowe wzory dokumentów, takie jak rozliczeniowe, korygujące, zastępcze czy też zbiorcze. Wszystkie dokumenty posiadają kilka cech wspólnych takich jak numer identyfikacyjny, szczegółowe dane na temat stron transakcji oraz dokładny opis transakcji. Dane te pozwalają na identyfikację rodzaju dokumentu. Ponadto wszystkie dokumenty powinny być sporządzane w języku polskim.

Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy rejestrujący zdarzenie gospodarcze. Do wystawiania faktur VAT uprawnione są tylko podmioty prowadzące działalność gospodarczą, czyli faktur nie mogą wystawiać osoby fizyczne. Faktura zawsze wystawiana jest w dwóch egzemplarzach, dla każdej ze stron transakcji. Oryginał faktury zawsze trafia do kupującego. Natomiast sprzedającemu pozostaje kopia tejże faktury. Jakie dane i informacje muszą znaleźć się na fakturze? Z całą pewnością muszą znaleźć się adresy i dane kupującego, a także dane sprzedającego. W danych sprzedającego obowiązkowo musi znaleźć się numer identyfikacji podatkowej, tak zwany NIP, dlatego, że faktury wykorzystywane są do obliczania podatku. Każda faktura posiada swój indywidualny numer, aby można było łatwo je segregować i przechowywać. Bardzo ważnymi elementami na każdej fakturze jest data zakupu oraz dzień wystawienia faktury. To właśnie w zależności od tej daty na sprzedającym powstaje obowiązek zapłaty należnego podatku określonym urzędom. Ponadto muszą znaleźć się tam informacje na temat rodzaju oraz ilości usług lub towarów, jakie sprzedający sprzedał kupującemu. Obowiązkowo musi znaleźć się kwota do zapłaty, zarówno w kwocie netto oraz brutto. Każda faktura posiada również miejsce na podpis obu stron transakcji. Jednak nie jest wymagany podpis odbiorcy faktury. Natomiast wystawca powinien się podpisać. Ustawodawca umożliwia również wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, które nie wymagają żadnego podpisu, ale zachowują swoją ważność.

Podczas normalnej pracy naszego przedsiębiorstwa powstaje potrzeba wypełniania wielu dokumentów związanych z przeprowadzanymi procesami gospodarczymi np. dowodów księgowych takich jak faktury VAT. Często może zdarzyć się, że osobą wystawiającą i przyjmującą faktury nie będzie odpowiednio przeszkolona księgowa lecz osoba zatrudniona na stanowisku fakturzysty. Ważne jest zatem by taka osoba wiedziała jakie dokładnie dane naszego przedsiębiorstwa, dane kontrahenta powinny się znajdować na takim dokumencie oraz w jaki sposób powinny być opisane towary bądź usługi wyszczególnione na fakturze. Regulacją prawną, która określa te dane jest rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur. Chodzi tu o nazwy (mogą być skrócone) obydwu kontrahentów wraz z adresami, nadane podmiotom numery NIP, numerację faktury zgodnie z księgowością, dokładną datę wystawienia faktury (jeśli data sprzedaży jest inna to również należy ją wymienić), opis towaru bądź usługi zawierający jego nazwę, ilość i jednostkę danego produktu, cenę jednostkową netto, sumę wartości netto, stawkę podatku, zsumowaną wartość faktury brutto (z podziałem na różne stawki VAT jeśli zachodzi taka potrzeba), kwoty podatków jeśli występują różne stawki oraz ogólną kwotę należności. Brak jednego z tych elementów może sprawić problem w księgowości a faktura bez któregoś z nich jest wadliwa wg polskiego prawa i powinna zostać wystawiona faktura korekcyjna.