Działalność, rachunkowość i podatki

Posts Tagged ‘księgowość’

Prowadzenie księgowości wcale nie jest proste. Często niesie ze sobą nie przyjemne sytuacje których nie jesteśmy w stanie poprawić. Prowadzenie księgowości w prosty i bezpieczny sposób jest możliwe tylko i wyłącznie przy zastosowaniu wielu metod. Jeśli jesteś podatnikiem VAT musisz wiedzieć, że jest to również nie łatwa czynność.

Podatnik VAT musi przede wszystkim znać wszystkie faktury VAT i inne. Takie faktury powinieneś znać w małym paluszku, abyś potem nie musiał zastanawiać się jak je prawidłowo wystawić. Faktury VAT także nie są proste do wystawiania, ponieważ potrzeba do ich prawidłowego wystawiania REGON, dane firmy, dane kontrahenta, czy też cennik i podatek VAT. Jeśli popełnisz błąd przy wystawianiu takiej faktury powinieneś wiedzieć, że należy wystawić korektę. Taka faktura korygująca również nie jest prosta do wystawiania i należy wiedzieć jak ją trzeba wystawić. Bardzo wielu księgowych decyduje się także przed rozpoczęciem współpracy z firmą na sprawdzenie jej za pomocą CEIDG który to jest doskonałą bazą informacyjną na temat firmy.

Jest to nic innego jak rejestr firm które są zadłużone, czy też które zostały stworzone. Dzięki niej mamy możliwość sprawdzenia z kim rozpoczynamy współpracę i czy rzeczywiście jest warto w to wchodzić. Dodatkowo wielu księgowych ceni sobie także fora internetowe które specjalnie zostały stworzone z myślą o księgowych.

Takie forum firmy jest bardzo dobrze przygotowane dla każdego księgowego, który będzie mógł uzyskać informacje o firmie nie tylko swojej ale i także konkurencji.

Aby poprawnie księgować zapisy w naszych księgach rachunkowych bądź naszej podatkowej księdze przychodów i rozchodów musimy znać pewne zasady rachunkowości- nie są to jednak regulacje wykraczające poza możliwości przeciętnego mikro przedsiębiorcy. Na szczególnie dobrej pozycji będą przedsiębiorcy potrafiący korzystać z dobrodziejstw Internetu oraz narzędzi, które możemy w nim znaleźć. Takimi narzędziami są przykładowo programy do fakturowania oraz podobne aplikacje, które są udostępniane zarówno do ściągnięcia na lokalny komputer jaki i do obsługi poprzez przeglądarkę (tzw. Fakturowanie online czy też po prostu rachunkowość online). Mamy wybór pomiędzy rozwiązaniami komercyjnymi a darmowymi przy czym należy pamiętać iż funkcjonalność jaką oferują nam rozwiązania darmowe może ale nie musi spełniać wymagań naszej firmy zwłaszcza biorąc pod uwagę problemy około techniczne, aktualizacje i wsparcie dla programu. Na pewno w mniejszym stopniu te problemy dotyczą produktów dużego producenta, który liczy sobie więcej za jedną kopię programu ale i oferuje więcej.

Jeśli chodzi o narzędzia wspomagające księgowanie to mamy również wybór alternatywny w postaci serwisów oferujących usługi online a nawet, w niektórych przypadkach możliwe jest podpisanie umowy o świadczeniu usług księgowości z takim wirtualnym biurem rachunkowym. Koszt wirtualnego biura rachunkowego jest nieco mniejszy niż realnego, fizycznego biura rachunkowego jednakże wynika to po prostu z różnicy oferowanych usług.

Nie każda osoba może prowadzić księgowość. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej  możliwe jest prowadzenie samodzielnie ewidencji i dokumentacji księgowej przez przedsiębiorcę ale w przypadku większej firmy czy tez w wypadkach zawiązania spółki nie jest to wyjście praktykowane. Z uwagi na skomplikowaną materię  oraz czasochłonność rachunkowości większość przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z zewnętrznych firm obsługujących księgowość czyli biur rachunkowych bądź też podmiotów , które posiadają odpowiednie uprawnienia do świadczenia usług prowadzenia rachunkowości dla podmiotów gospodarczych- osobami automatycznie nabywającymi takie uprawnienia z racji wykonywanego zawodu są np. doradcy podatkowi. Dzięki wynajęciu firmy outsourcingowej powstaje dużo czasu dla samego przedsiębiorcy, który może wykorzystać na dodatkową działalność i zwiększanie dopływu środków. Koszt takich usług nie jest zbyt duży- waha się od 100 złotych do ok. 250 złotych w zależności od miasta w jakim prowadzimy działalność, ilości dokumentów jakich wykonanie zlecimy do biura rachunkowego oraz wielkości firmy.

Pamiętajmy, że regulacje prawne nie dopuszczają sytuacji, w której księgowość przedsiębiorstwa jest prowadzona przez osobę inną niż sam przedsiębiorca, jeśli osoba ta nie posiada odpowiednich uprawnień. Zatem praktykowany przez wielu przedsiębiorców sposób prowadzenia księgowości przez żonę lub kogoś z rodziny jest również nielegalny.

Podejmując decyzję dotyczącą tego w jaki sposób będzie prowadzona księgowość w Twoim przedsiębiorstwie większość osób kieruje się oszczędnościami- jest to prawidłowy sposób pojmowania tego tematu. Jednakże warto uważać aby nie przekroczyć granicy, po której oszczędności będą jedynie pozorne a skonsumowany w ten czy inny sposób zostanie np. czas przedsiębiorcy bądź moc przerobowa działu księgowości. Ważne jest aby znaleźć pewien złoty środek- oczywiste jest że pozorna oszczędność podczas zakupu programu do fakturowania może odbić się w później w postaci dodatkowego kosztu gdy będzie chcieli zakupić oprogramowanie do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zwłaszcza gdy mogliśmy zakupić aplikację łączącą te dwie funkcje za cenę mniejszą niż łączny koszt obydwu programów. Pewnym alternatywnym rozwiązaniem w takich wypadkach zdaje się być korzystanie z rachunkowości online – w przeciwieństwie do fizycznego biura rachunkowego nie jesteśmy tam obciążani za każdy wygenerowany dokument (w większości przypadków) zatem oszczędność wynika już w tym miejscu. Oprócz tego sam miesięczny koszt biura rachunkowego jest większy niż w przypadku rachunkowości online- pamiętajmy jednak, że biuro oferuje nieco więcej odciążenia od dokumentacji gdyż w przypadku usług online to nadal sam przedsiębiorca jest osobą sporządzającą dokumentację a serwis online pełni jedynie funkcję narzędzia wspomagającego jego pracę nad dokumentacją. Sposób księgowania, który powinniśmy wybrać jest zatem powiązany bezpośrednio z profilem naszego przedsiębiorstwa.

Jednym ze sposobów na rozliczanie się z dochodu osiąganego podczas prowadzenia działalności gospodarczej jest księga przychodów i rozchodów. Istnieją również inne, takie jak karta podatkowa oraz ryczałt, ale w najbliższych latach zostaną one zlikwidowane. Przynajmniej tak zapowiada ministerstwo finansów. Do czego służy księga podatkowa? Podstawowym celem jest określenie zobowiązań podatkowych przedsiębiorcy wobec państwa. Ministerstwo przygotowało specjalny poradnik dla przedsiębiorców, w którym jasno określone są m.in. obowiązki podatnika, rodzaje obowiązujących dokumentów czy też ważne daty i terminy. Księga podatkowa nie jest obowiązkowa dla każdego przedsiębiorcy. Obowiązkowo muszą prowadzić ją podmioty rozliczające się na zasadach ogólnych, czyli liniowo lub według skali. Przedsiębiorcy rozliczający się z fiskusem ryczałtowo nie muszą posiadać księgi podatkowej. W księdze rachunkowej odnotowuje się wszystkie prowadzone operacje gospodarcze. Jednak, aby operacja gospodarcza mogła być zaliczona do kosztów, przedsiębiorca musi posiadać rachunek potwierdzający fakt zaistnienia danego wydarzenia gospodarczego. Jeżeli księga podatkowa będzie prowadzona w sposób nieprawidłowy, przedsiębiorca naraża się na kontrolę oraz duże kary ze strony określonych urzędów. Księgę przychodów i rozchodów muszą prowadzić osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółki cywilne osób fizycznych. Natomiast spółki cywilne oraz spółki jawne osób prawnych nie mogą prowadzić księgi podatkowej.

Każdy przedsiębiorca przed rozpoczęciem działalności gospodarczej musi zdecydować się na formę opodatkowania. Jest to bardzo ważna decyzja, gdyż to właśnie od niej zależy forma rozliczeń podatkowych oraz rodzaj księgowości. W zależności od formy prawnej spółki przedsiębiorca ma do wyboru kilka metod opodatkowania. Są to przede wszystkim ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, karta podatkowa oraz księga przychodów i rozchodów. Jednak z karty podatkowej mogą korzystać tylko określone zawody, szczególnie dotyczy to osób prowadzących niewielką działalność usługową, gastronomiczną czy handlową. Z kolei spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie żadnego wyboru i musi prowadzić pełną księgowość. Bardzo ważną decyzją jest również decyzja dotycząca formy prowadzenia księgowości. Można zatrudnić w swojej firmie księgowego, który będzie zajmował się tylko i wyłącznie naszą księgowością i naszymi finansami, ale łączy się to z obowiązkiem płacenia składek na różne ubezpieczenia, zapewnienia narzędzi do pracy, a programy księgowe nie są tani itp. Drugim, lepszym wyjściem jest zlecenie prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu, które posiada niezbędną infrastrukturę oraz wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Można również skorzystać z prawdziwej nowości, czyli internetowego biura rachunkowego, gdzie wszelkie sprawy, w tym nawet wystawianie faktur odbywa się za pośrednictwem internetu za pomocą specjalnej aplikacji, która jest dostępna w sieci. Decyzja ta ejst bardzo ważna, dlatego należy rozważnie rozpatrzyć wszystkie jej aspekty.

Podatki w Polsce są bardzo dużym obciążeniem dla każdego podatnika, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i płatnika podatku dochodowego. Szczególnym obciążeniem są podatki VAT. Na szczęście przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji podatku VAT, dzięki czemu robiąc zestawienie wydatków i sprzedaży, które obciążone były podatkiem VAT, płaci tylko część niezrekompensowaną, czyli różnicę między wydatkami a sprzedażą. W przypadku gdy wydatki przewyższają sprzedaż, może on ubiegać się o zwrot nadpłaconego podatku VAT. Niestety podatnik podatku dochodowego nie ma takiej możliwości, gdyż nie ma uprawnień do wystawiania faktur VAT. Jednak ustawodawca przewidział szereg ulg i zwolnień w takich przypadkach. Najbardziej popularnym zwrotem podatku VAT, są zwroty dotyczące wydatków na remont mieszkania. Każda część, nawet najmniejsza śrubka, może być podstawą do ubiegania się o zwrot podatku VAT. Istnieje specjalna lista, licząca kilkanaście tysięcy pozycji, która zawiera wszystkie materiały budowlane uprawniające do ubiegania się o zwrot VAT. W jakim terminie należy ubiegać się o zwrot podatku VAT? Istnieją dwa terminy składania takich wniosków. Pierwszy mówi o sześćdziesięciu dniach w szczególnych przypadkach, tzn. gdy dotyczy to towarów sezonowych, towarów o pomniejszonej stawce VAT, czyli niższej niż 23 % lub towary sprzedane były za granicę. Drugi termin wyznacza sto osiemdziesiąt dni w pozostałych przypadkach. Aby ubiegać się o zwrot podatku należy skrupulatnie przechowywać wszystkie dokumenty i rachunki związane z tymi wydatkami.

Wystawiając dziesiątki podobnych dokumentów bardzo łatwo popaść w rutynę i popełnić jakiś błąd. Najlepszym rozwiązaniem w takim przypadku jest posłużenie się wzorem dokumentu, który będzie jednoznacznie wskazywał jakie elementy i dane muszą znaleźć się na tym dokumencie. Pozwoli to również na oszczędność czasu. W każdym przedsiębiorstwie powinny być wzory dokumentów, aby cała dokumentacja była jednolita i przejrzysta. Specyficznym rodzajem dokumentów są dokumenty księgowe, które są dowodami sprzedaży, a jednocześnie stanowią podstawę do obliczania podatku. Ponadto dokumenty te podlegają kontroli różnych urzędów, także warto mieć tam porządek i ład. Warto również podzielić dokumenty księgowe na kilka rodzajów, dzięki czemu dokumentacja będzie jasna i przejrzysta. Najbardziej podstawowy podział obejmuje dokumenty wewnętrzne oraz zewnętrzne, które z kolei można podzielić na obce i własne. Noty wewnętrzne dokumentują operacje przeprowadzane wewnątrz organizacji, na przykład obrót towarami w magazynie, listy płac, umowy o pracę itp. Dokumenty wewnętrzne obce są wystawiane klientowi na zewnątrz, a własne to te, wystawiane przez organizację i przekazywane klientowi. Ponadto można wyróżnić jeszcze inne, bardziej szczegółowe wzory dokumentów, takie jak rozliczeniowe, korygujące, zastępcze czy też zbiorcze. Wszystkie dokumenty posiadają kilka cech wspólnych takich jak numer identyfikacyjny, szczegółowe dane na temat stron transakcji oraz dokładny opis transakcji. Dane te pozwalają na identyfikację rodzaju dokumentu. Ponadto wszystkie dokumenty powinny być sporządzane w języku polskim.

Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy rejestrujący zdarzenie gospodarcze. Do wystawiania faktur VAT uprawnione są tylko podmioty prowadzące działalność gospodarczą, czyli faktur nie mogą wystawiać osoby fizyczne. Faktura zawsze wystawiana jest w dwóch egzemplarzach, dla każdej ze stron transakcji. Oryginał faktury zawsze trafia do kupującego. Natomiast sprzedającemu pozostaje kopia tejże faktury. Jakie dane i informacje muszą znaleźć się na fakturze? Z całą pewnością muszą znaleźć się adresy i dane kupującego, a także dane sprzedającego. W danych sprzedającego obowiązkowo musi znaleźć się numer identyfikacji podatkowej, tak zwany NIP, dlatego, że faktury wykorzystywane są do obliczania podatku. Każda faktura posiada swój indywidualny numer, aby można było łatwo je segregować i przechowywać. Bardzo ważnymi elementami na każdej fakturze jest data zakupu oraz dzień wystawienia faktury. To właśnie w zależności od tej daty na sprzedającym powstaje obowiązek zapłaty należnego podatku określonym urzędom. Ponadto muszą znaleźć się tam informacje na temat rodzaju oraz ilości usług lub towarów, jakie sprzedający sprzedał kupującemu. Obowiązkowo musi znaleźć się kwota do zapłaty, zarówno w kwocie netto oraz brutto. Każda faktura posiada również miejsce na podpis obu stron transakcji. Jednak nie jest wymagany podpis odbiorcy faktury. Natomiast wystawca powinien się podpisać. Ustawodawca umożliwia również wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, które nie wymagają żadnego podpisu, ale zachowują swoją ważność.

Pewnie niejednokrotnie przeglądając liczne strony spotkałeś się ze skrótem KPiR. Co kryje się pod tą tajemniczo brzmiącą nazwą? Otóż KPiR, to termin typowo księgowy, który oznacza księgę przychodów i rozchodów. Jest to księga, która pozwala na rozliczenie się z Urzędem Skarbowym. Ową księgę prowadzą podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy opodatkowani są na zasadach ogólnych, a suma zarobiona przez nich nie przekracza określonej kwoty. Taką księgę obowiązek mają prowadzić określone podmioty gospodarcze, za wyjątkiem osób, które po pierwsze opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych, po drugie osoby, które prowadzą wolny zawód adwokata, a po trzecie osoby, które zajmują się przewozem towarów lub osób tylko taborem konnym. Zapewne można było by wliczyć jeszcze wiele, wiele innych przykładów, ale te wydają się najważniejsze. Co się tyczy dalej ksiąg przychodów i rozchodów, to muszą być one prowadzone terminowo, po polsku, bezbłędnie rachunkowo, czytelnie. Struktura owej księgi jest prosta, składa się ona z 17 kolumn, z czego trzy najważniejsze należą do kontrahenta, przychodu, wydatków. Warto również zwrócić uwagę na to, że obowiązkiem każdego podatnika, który zakłada księgę przychodów i rozchodów jest poinformowanie w wyznaczonym terminie o tym fakcie właściwego urzędu skarbowego. Mimo tego, iż struktura owej księgi wydaje się dość prosta, jej prowadzenie nie jest wcale takie proste jak się nam zdaje, dlatego też doceniajmy osoby, które się tym zajmują.