Działalność, rachunkowość i podatki

Posts Tagged ‘rachunkowość’

Aby poprawnie księgować zapisy w naszych księgach rachunkowych bądź naszej podatkowej księdze przychodów i rozchodów musimy znać pewne zasady rachunkowości- nie są to jednak regulacje wykraczające poza możliwości przeciętnego mikro przedsiębiorcy. Na szczególnie dobrej pozycji będą przedsiębiorcy potrafiący korzystać z dobrodziejstw Internetu oraz narzędzi, które możemy w nim znaleźć. Takimi narzędziami są przykładowo programy do fakturowania oraz podobne aplikacje, które są udostępniane zarówno do ściągnięcia na lokalny komputer jaki i do obsługi poprzez przeglądarkę (tzw. Fakturowanie online czy też po prostu rachunkowość online). Mamy wybór pomiędzy rozwiązaniami komercyjnymi a darmowymi przy czym należy pamiętać iż funkcjonalność jaką oferują nam rozwiązania darmowe może ale nie musi spełniać wymagań naszej firmy zwłaszcza biorąc pod uwagę problemy około techniczne, aktualizacje i wsparcie dla programu. Na pewno w mniejszym stopniu te problemy dotyczą produktów dużego producenta, który liczy sobie więcej za jedną kopię programu ale i oferuje więcej.

Jeśli chodzi o narzędzia wspomagające księgowanie to mamy również wybór alternatywny w postaci serwisów oferujących usługi online a nawet, w niektórych przypadkach możliwe jest podpisanie umowy o świadczeniu usług księgowości z takim wirtualnym biurem rachunkowym. Koszt wirtualnego biura rachunkowego jest nieco mniejszy niż realnego, fizycznego biura rachunkowego jednakże wynika to po prostu z różnicy oferowanych usług.

Nie każda osoba może prowadzić księgowość. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej  możliwe jest prowadzenie samodzielnie ewidencji i dokumentacji księgowej przez przedsiębiorcę ale w przypadku większej firmy czy tez w wypadkach zawiązania spółki nie jest to wyjście praktykowane. Z uwagi na skomplikowaną materię  oraz czasochłonność rachunkowości większość przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z zewnętrznych firm obsługujących księgowość czyli biur rachunkowych bądź też podmiotów , które posiadają odpowiednie uprawnienia do świadczenia usług prowadzenia rachunkowości dla podmiotów gospodarczych- osobami automatycznie nabywającymi takie uprawnienia z racji wykonywanego zawodu są np. doradcy podatkowi. Dzięki wynajęciu firmy outsourcingowej powstaje dużo czasu dla samego przedsiębiorcy, który może wykorzystać na dodatkową działalność i zwiększanie dopływu środków. Koszt takich usług nie jest zbyt duży- waha się od 100 złotych do ok. 250 złotych w zależności od miasta w jakim prowadzimy działalność, ilości dokumentów jakich wykonanie zlecimy do biura rachunkowego oraz wielkości firmy.

Pamiętajmy, że regulacje prawne nie dopuszczają sytuacji, w której księgowość przedsiębiorstwa jest prowadzona przez osobę inną niż sam przedsiębiorca, jeśli osoba ta nie posiada odpowiednich uprawnień. Zatem praktykowany przez wielu przedsiębiorców sposób prowadzenia księgowości przez żonę lub kogoś z rodziny jest również nielegalny.

Jednym ze sposobów na rozliczanie się z dochodu osiąganego podczas prowadzenia działalności gospodarczej jest księga przychodów i rozchodów. Istnieją również inne, takie jak karta podatkowa oraz ryczałt, ale w najbliższych latach zostaną one zlikwidowane. Przynajmniej tak zapowiada ministerstwo finansów. Do czego służy księga podatkowa? Podstawowym celem jest określenie zobowiązań podatkowych przedsiębiorcy wobec państwa. Ministerstwo przygotowało specjalny poradnik dla przedsiębiorców, w którym jasno określone są m.in. obowiązki podatnika, rodzaje obowiązujących dokumentów czy też ważne daty i terminy. Księga podatkowa nie jest obowiązkowa dla każdego przedsiębiorcy. Obowiązkowo muszą prowadzić ją podmioty rozliczające się na zasadach ogólnych, czyli liniowo lub według skali. Przedsiębiorcy rozliczający się z fiskusem ryczałtowo nie muszą posiadać księgi podatkowej. W księdze rachunkowej odnotowuje się wszystkie prowadzone operacje gospodarcze. Jednak, aby operacja gospodarcza mogła być zaliczona do kosztów, przedsiębiorca musi posiadać rachunek potwierdzający fakt zaistnienia danego wydarzenia gospodarczego. Jeżeli księga podatkowa będzie prowadzona w sposób nieprawidłowy, przedsiębiorca naraża się na kontrolę oraz duże kary ze strony określonych urzędów. Księgę przychodów i rozchodów muszą prowadzić osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółki cywilne osób fizycznych. Natomiast spółki cywilne oraz spółki jawne osób prawnych nie mogą prowadzić księgi podatkowej.

Przeglądając oferty biur rachunkowych zapewnie niejednokrotnie spotkałeś się z tym, ze do ich kompetencji należy prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów. Czymże jest taka księga i czy każdy zobowiązany jest do prowadzenia takiej księgi? Zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi pod pojęciem księga przychodów i rozchodów należy rozumieć księgę, która pozwala danemu przedsiębiorcy bezproblemowo dokonywać rozliczeń z urzędem skarbowy. Prowadzenie takiej księgi zazwyczaj powierza się odpowiednio przeszkolonemu księgowemu, który doskonale zdaje sobie sprawę z tego, co robi, księgowemu, dla którego księga przychodów i rozchodów nie stanowi żadnej tajemnicy. Teraz zapewne w Twojej głowie rodzi się pytanie, czy każdy przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić taką księgę. Otóż jak się okazuje nie każdy musi ją prowadzić. Występują pewne wyjątkowe sytuacje, które zwalniają przedsiębiorcę z obowiązku wykonywania tej czynności. Decyzję o zwolnieniu z owego obowiązku podejmuje naczelnik danego urzędu skarbowego. Cała procedura przebiega w następujący sposób. Podatnik przedstawia naczelnikowi odpowiedni wniosek i uzasadnienie o niemożności prowadzenia księgi. Takim powodem może być np. rozmiar czy też rodzaj wykonywanej czynności, stan zdrowia czy też wiek podatnika. Po rozpatrzeniu odpowiedniego wniosku oraz odpowiednich argumentów naczelnik podejmuje odpowiednią decyzję, która następnie przedstawiana jest podatnikowi. Jak więc wynika z powyższego nie każdy musi prowadzić taką księgę przychodów i rozchodów.

Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy rejestrujący zdarzenie gospodarcze. Do wystawiania faktur VAT uprawnione są tylko podmioty prowadzące działalność gospodarczą, czyli faktur nie mogą wystawiać osoby fizyczne. Faktura zawsze wystawiana jest w dwóch egzemplarzach, dla każdej ze stron transakcji. Oryginał faktury zawsze trafia do kupującego. Natomiast sprzedającemu pozostaje kopia tejże faktury. Jakie dane i informacje muszą znaleźć się na fakturze? Z całą pewnością muszą znaleźć się adresy i dane kupującego, a także dane sprzedającego. W danych sprzedającego obowiązkowo musi znaleźć się numer identyfikacji podatkowej, tak zwany NIP, dlatego, że faktury wykorzystywane są do obliczania podatku. Każda faktura posiada swój indywidualny numer, aby można było łatwo je segregować i przechowywać. Bardzo ważnymi elementami na każdej fakturze jest data zakupu oraz dzień wystawienia faktury. To właśnie w zależności od tej daty na sprzedającym powstaje obowiązek zapłaty należnego podatku określonym urzędom. Ponadto muszą znaleźć się tam informacje na temat rodzaju oraz ilości usług lub towarów, jakie sprzedający sprzedał kupującemu. Obowiązkowo musi znaleźć się kwota do zapłaty, zarówno w kwocie netto oraz brutto. Każda faktura posiada również miejsce na podpis obu stron transakcji. Jednak nie jest wymagany podpis odbiorcy faktury. Natomiast wystawca powinien się podpisać. Ustawodawca umożliwia również wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, które nie wymagają żadnego podpisu, ale zachowują swoją ważność.

Jeśli prowadzimy działalność gospodarczą to możemy spodziewać się, że prędzej czy później nasza księgowość zostanie skontrolowana przez odpowiedni urząd. Kontroli poddawana jest m.in. księga przychodów i rozchodów (o ile takową prowadzimy) pod kątem rzetelności i wadliwości. Oznacza to, że taka księga podatkowa musi zgadza się ze stanem faktycznym, czyli odpowiadać realnym czynnością gospodarczym, które zostały przeprowadzone oraz nie może posiadać błędów w obliczeniach (głównie podatku należnego). Zasadą jest iż błędy w księgach rachunkowych, które powodują obniżenie należnego podatku do 5% nie prowadzą do uznania księgi za wadliwą. Powyżej tej wartości księgowość może zostać zakwestionowana jak wadliwa. Również błędy, które powodowały zwiększenie kwoty należnego podatku (poza określonymi wyjątkami) nie skutkują karami.

Pamiętajmy również, że jeśli prowadzimy działalność gospodarczą, w której zobowiązani przez prawo jesteśmy do wystawiania paragonów (np. działalność wysyłkowa) to zaniedbanie tego obowiązku może skutkować przyznaniem mandatu.

Nie ma wydzielonych szczególnych okresów prowadzenia wzmożonych kontroli skarbowych- przedmiotem takowej kontroli możemy stać się przez cały rok. Jednakże prowadzone są pewne akcje podczas, których szczególnej kontroli poddawany jest pewien segment działalności.

Aby uchronić nasze przedsiębiorstwo przed problemami związanymi z urzędem skarbowym należy prowadzić rzetelna i nie wadliwą ewidencję- jeśli nie jesteśmy pewni naszej samodzielnej księgowości warto oddelegować jej prowadzenie do specjalistycznej firmy.